Création de documents professionnels

Signification

Pour des secteurs tels que les assurances, les banques, les prestataires de services énergétiques ou la vente par correspondance, les documents restent la clé de l’accès aux clients. Une création de documents qui produit des écrits de qualité permet aux entreprises d’avoir une présence marquante auprès de leurs clients, qui marque les esprits et se distingue de la concurrence. La création intelligente de documents peut renforcer la fidélisation de la clientèle si les documents sont parfaitement adaptés aux destinataires et si leur contenu est facile à comprendre.

C’est pourquoi une création de documents professionnelle et efficace constitue la base d’une communication client basée sur des documents. L’objectif de la création de documents est de produire, de la manière la plus automatisée possible, une communication parfaitement adaptée au client, dont le contenu correct se rapporte précisément à la situation individuelle du client, dont la mise en page et l’apparence portent la marque distinctive de l’entreprise et qui se déroule exactement sur le canal physique ou numérique que le client préfère.

Celui qui maîtrise ces disciplines pourra s’imposer à l’avenir sur les marchés mondiaux. La base technique logicielle pour cela est un système performant de création de documents, qui offre si possible également une solution cohérente pour l’optimisation et l’envoi des documents sur les canaux les plus divers par exemple un système de gestion de la communication client CCM comme la Serie M/.

Fonctionnement

Dans le cadre de la gestion de la communication avec la clientèle, la création de documents est intégrée dans un déroulement de processus supérieur, composé de chaînes de processus en amont et en aval. L’initiation est généralement commandée par le système ou par une personne ; le motif est toujours une transaction, c’est-à-dire un événement commercial spontané ou récurrent comme une facture, une offre, etc. C’est pourquoi l’expression « impression transactionnelle » date de l’époque où la création de documents était uniquement basée sur le papier. L’acquisition et la mise à disposition des données sont étroitement liées à la demande de création de documents. La création de documents est suivie de l’optimisation (p. ex. tri) et de l’édition des documents ou des envois au moyen d’un Systèmes de gestion des sorties OMS.

Dans le but d’optimiser les processus, les entreprises s’efforcent d’obtenir une création de documents aussi entièrement automatisée que possible, pilotée par le système, en traitement en arriere-plan (car aucun être humain n’observe le processus) ou en traitement par lot. Dans le cas d’opérations commerciales non standardisées, par exemple dans le traitement des dossiers, l’utilisateur ou le gestionnaire contrôle la création du document de manière interactive en dialogue ou en ligne par le biais de ses entrées (dans le dialogue utilisateur) et de ses décisions.

n raison de la numérisation et de la mobilité croissantes de presque tous les domaines de la vie, il est de plus en plus important pour la création de documents de pouvoir, personnalisé pouvoir alterner, en fonction des besoins du client, entre la création de documents physiques pour l’impression et la sortie numérique. Pour cela, une procédure continue a fait ses preuves, comme celle utilisée par le Customer Communication Management de la Serie M/ : elle contrôle et gère l’ensemble du processus, de la création des documents à leur édition, et devient ainsi la plaque tournante centrale des processus documentaires. Dès le début de la création du document, toutes les données ou métadonnées nécessaires sont collectées dans le document. Il en résulte un document de base ou brut central à partir duquel le système (d’Output Management) génère le format de sortie nécessaire à la fin du processus global et l’optimise pour le canal de sortie correspondant.

Avec la Serie M/, le CCM de kwsoft^®,qui permetla création de documents et Gestion des résultats l est possible de générer au choix des formats d’impression établis comme AFP, PCL et PostScript ou des formats pour les canaux de communication numériques comme les e-mails, les SMS ou les services de messagerie, c’est-à-dire HTML(5) ou PDF (numériquement remplissable).